こんにちは！サロン夫婦経営5年目のChauです
- Chau(ちゃう）
- 調理師資格取得→パン屋→洋菓子店→イタリアン→介護施設給食→お客様の反応を直接感じたくなり転職
- 大手リラクゼーションサロン10数年勤務→国際ライセンスCIBTAC取得→同業界夫とサロン開業5周年
- 開業して悩んでいる方の力になりたいと発信スタート
- 経験からおすすめのツール＆活用法もご紹介
オープンして日々の業務に追われて忙しい・・・事務や会計の仕事の大まかな流れが知りたい！
頑張ってるね！chauのパターンを紹介するけど、自分が実行しやすい方法を探しながら進んでいこうね！
「会計業務や事務作業が不安・・・」
「今まであまり担当してこなかった分野の仕事がどんなものなのか分からないし・・・できるのか不安」
見えないと何が分かっていないのかも分からなくて不安が尽きないですよね
今回は１ヶ月の会計、事務作業の流れを確認していきましょう、確認することで流れが把握できてスムーズに作業できるようになります◎
会計の流れを確認しよう
基本的には月初と、月末でまとめて処理をする時間をとるのがおすすめ
実務をこなしながらの作業になるので、とにかく効率化することで負担を減らしていきます
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使っていきましょう◎
普段から計算ソフトを使う習慣がある人であれば、なんの抵抗もないと思うのですが、全く使ったことがなくて、関数？ん？という方も少なくないと思います
独学で進めていると、慣れない作業につまづいてしまう事もあると思いますが大丈夫、少しずつ学んで修正を重ねて効率化していくと、何時間もかかっていた月初、月末の事務処理が30分程度で完了する日が必ず来ます、一緒に学んでいきましょう◎
月初の会計・事務処理
- 予約表(日報)をまとめて月間管理へ入力
- 年間管理へ入力
- シフトの作成
予約表(日報)をまとめて月間管理へ入力
毎日管理している売上を月間、年間管理できるようにしていきます、Excel等の表計算をしてくれるものがおすすめ、関数入力を覚えると、毎月の管理がかなり楽になります
支払い内容や入金先別に分けて記入、入力できるようにしておくと便利
- 現金
- カード払い
- QRコード払い
- ポイント払い
など、大手集客サイトを利用している場合は、スマート払いなども入れておくと、入金や引き落としの管理がしやすくなります
売上、新規客数、既存客数、売上目標、目標に対しての進捗など、振り返る時に欲しい情報をまとめられるように、自分なりにカスタムしながら管理表を作っていきましょう
年間管理へ入力
上半期、下半期で分けて比較できるようにしておくと見やすくておすすめ
年間管理表を作っておくことで、年間の動きが見えやすくなり、年ごとの振り返りもできます
年間管理をする時は、前年と比べてどのくらいの増減があったかを、◯％でも表示できるようにしておくと、動きが把握しやすいです
シフトの作成
夫婦経営だし、シフト表なんていらないんじゃないの？
シフト表は保育園や幼稚園の預かり保育を利用する時にあると便利だよ
お手伝いに来てくれる人がいる場合も、出勤日の確認や、委託料計算をする時にもやはり必要です、簡単なもので良いので作成しておきましょう
月末の会計・事務処理
- 印刷物の補充
- 交通費の計算・入力
- 現金払いなどで会計ソフトに反映されない経費の入力
印刷物の補充
予約表や、釣り銭管理の現金残高確認表など印刷物を印刷して補充します、できる限りペーパーレスにしていきたいところですが、どうしても紙の方が確実だったり、対応しやすい場合がまだまだあります
1ヶ月分と予備をまとめて印刷しておきましょう
交通費の計算・入力
確定申告時で良いのですが、年間どのくらいの割合で業務用として使っているのか、把握できるようにしておきましょう、電車バスの場合はSuicaを交通費専用にして入金額を記帳しておきます、車通勤の場合は家事按分をします
車関連費の家事按分
車関連の家事按分は大体２つの方法から計算していきます
- 走行距離から計算する按分
- 使った日数から計算する按分
走行距離から計算する按分
走行距離に対して業務用に使った走行距離の割合で計算します
例
- 年間の総走行距離→10,000km
- 業務用走行距離→2,000km
- 年間のガソリン代→120,000円
按分→2,000km÷10,000km = 0.2 (20%)
経費にする金額の出し方→120,000円(年間ガソリン代)×20％＝24,000円
使った日数から計算する按分
年間で使った日数から計算していきます
例
- 年間で使った日数→250日
- 業務用で使った日数→200日
- 年間車関係の費用→300,000
按分→200日(業務用で使った日数)÷250日(年間で使った日数)＝0.8 (80％)
経費にする金額の出し方→300,000(年間車関係の費用)×80％＝240,000円
按分対象になる自動車関連費用
家事按分の対象になる車関連費用↓(2024年現在）あくまで参考にしてくださいね
- ガソリン代
- 車検費用
- 自動車保険
- 駐車場代
- 修理・メンテナンス費用
- 自動車税
- 減価償却費(車を事業用資産として計上している場合)
走行距離や使った日数を正確に記録しておく必要があったり、選んだ按分の方法を毎年使う必要があったりと、注意点があるので、よく調べて、納得いく方法で計算していきましょう
会計ソフトに自動入力されない経費の入力
現金払いしかできない店舗での現金利用など、領収書を確認しながら会計ソフトに手入力していきます、慣れてくれば手が空いた時や、週に1度、まとまった時間が取れる時は月に1度など、管理しやすい方法を見つけましょう
ふ〜家事按分！少し難しい話しも出てきたけど、少しずつ学んで自分が管理しやすい仕組み作りをするのが大切なんだね！
その通り◎今回はchauのパターンを紹介したけど参考にしながら、だんだんと自分仕様にカスタマイズしていこうね！
まとめ
会計業務は毎月行うことになるので、流れを前もって作っておけるとスムーズに進められます
Excelやスプレッドシートは使えるようになっておくとマーケティング資料の作成など何かと便利です、現場仕事ばかりしてきて触れる機会がなかったのですが、そんなchauでも情報が豊富にある今、比較的時間をかけずに効率化していけました
月末にまとめておくもの、月初にする会計業務をまとめておいて、出来ればプレイヤーとしての時間をストップして会計業務の時間を作るのがおすすめです
慣れない内は慣れない作業に相当ストレスを感じるかと思いますが、慣れてしまえばコピペで次々作っていけるので、どんどん楽になります、応援しています！
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